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◆仕様変更など追加発注での注意事項は?

企業システム戦略

◆追加発注
 運用試験において、実業務遂行や運用において不都合が発見された場合は、仕様変更をして追加発注となる。ここで、運用試験中に発見した処置事項を、その都度、発注するのは効率が悪い。できれば、運用試験が終了後に、まとめて発注するのがよい。その場合もやはり、最小の投資で最大の効果を生む案件を優先するという考え方で優先順位を付け、経営的な観点から点検・承認を行う

 これを、担当者任せにして放置しておくと、大して効果も無いのに運用上の便宜を図るだけの目的で、追加発注が多発する。担当者も、実業務でシステムを利用する現場からの要望であれば、無下に断る事もままならず追加発注を許可してしまう。そして、その為に、システムの実用開始が遅れるようなことでは、投資回収が遅くなる。ここは、一つ最後まで気を抜かず、経営的観点から、投資効果やシステム実用開始時期へのインパクトなどを考慮し、追加発注案件を厳選すべきである。

 ただし、運用試験中に発生した仕様上の不具合により、運用試験が継続できないとか、無理やり継続しても、運用試験の意味を成さないというような場合は、緊急扱いで追加発注することになる。ここでも、ユーザからは、緊急扱いで改修要望があがってくることが少なくないが、本当に緊急なのか、とりあえず、不具合を回避して運用試験を継続できないかを十分に吟味する必要がある。

 とにかく、何度も繰り返すが、完璧なシステムを構築することが目的ではなく、システムを利用して、初期の目的や成果を、早く確実に獲得する事が第一優先である。多少、仕様に不備があっても、それを人間系が手作業でカバーできるなら、それでもシステムは利用すべきである。システムは、機械系人間系の融合であると先にも述べたが、機械系でできなければ人間系でやればよい。それでシステム全体として成立すれば、それでも良いのである。むしろ、完全自動化よりも、人間系を適度に盛り込む方が、昨今の環境変化などに柔軟に対応できるシステムとなることもある。運用試験で、そういった不備が出てきたという事は、そもそもが自動化に向かない業務であった可能性もある。

 ERPの導入などで、業務との摺り合わせにおいて、追加発注が多発し収拾つかず、当初予算・スケジュールの2倍超過になったり、最悪、実用開始を中止したりというケースも少なくない。そもそも、ERP導入を決定した目的は、経営の全体最適化であり、現場の使い勝手や作業効率改善は二の次であったはず。そこを忘れて、この段階まで来て、現場の声に押し切られて、追加発注を多発するようでは、ERPを選択したこと自体が間違 いである。

 運用試験以降の段階で追加発注が多発するケースは、システム構築のスタッフと現場が、同床異夢であることが少なくない。これも、システム構築が、利害関係者コミュニケーションに強く影響を受けることに起因する。建築物や工業製品などでは、これほど開発サイドと利用者の思いが異なることは無い。システム構築において、追加発注を少なく抑えて最小の投資とするには、当初から現場キーマンを巻き込み、利害関係者にシステム構築後の業務プロセスを前広に周知するなど、これまで述べてきたことを参考に、十分コミュニケーションを取りながら進めると共に、当初の目的を見失わず、最短距離でゴールできるようにプロジェクトを舵取りできる強力なリーダシップが必要である。あまりにも、追加発注が多すぎて、収拾が付かないと感じたら、一度、冷静になって利害関係者を集め、当初の目的やビジョンを再確認すべきである。  

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