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◆改善を加速する適用拡大の方法は?

企業システム戦略

◆適用拡大は慎重かつ大胆に
 実用展開が完了し、一定の成果を確認することができたら、最後にシステムの適用拡大を検討する事になる。ここで、単に利用部門や適用分野を拡大するだけなら問題はない。ところが、いざ実際に適用拡大を検討して見るとシステムに機能を追加したり改修したりと、なかなか、そのままでは適用拡大がスムーズに行かないケースが少なくない。

 この場合に、やはり最小の投資で最大の成果をあげる事を考えなければならない。適用拡大することが目的ではない。あくまで、経営上の目標を達成する事が第一である。なにがなんでも適用拡大することが目的と化してしまうと、大して成果も無いのに、追加改修のために多額の追加投資が必要になる。なぜ、そのままのシステムでは適用拡大できないのか、本当にクリティカルな問題であるのかどうか。

 もしかすると、単に仕事のやり方が標準化されておらず、その現行業務にシステムを合わせようとしているだけかもしれない。それならば、業務を標準化するのが、まず先だ。それを現場の声におされて、適用拡大のたびに追加改修を繰り返していたのでは、部門毎、分野毎に少しずつ異なるプロセスがシステムに組込まれてしまい、あっというまに混迷システムと化して、手が付けられなくなってしまう。

 このようなケースのほかに、実際に部署や分野に特有な例外処理が存在するかもしれない。その場合でも、その例外処理が業務プロセス全体に占める割合や影響を考え、システムに載せても大して成果が期待できないのであれば、そのまま人間系の業務プロセスとしておけばよい。全ての例外処理を盛り込んだシステムは、それこそ例外処理だらけの迷路のようなシステムになってしまい不良資産になりかねない。システムとは、そもそも標準化された、平均的なプロセスをコンピュータという機械によって自動化するものである。例外処理のように柔軟性が必要なプロセスに対して、いまだ人間には、かなわないのである。

 もちろん、せっかく構築したシステムであるから全社的に活用するのが、大きな成果を得られる可能性がある。しかし、組織の規模によっては、鶴の一声で同じ方向にいっせいに走り出す事が難しいのも事実である。そのようなケースでは、ムリにごり押しして適用拡大を推進するのではなく、まずは、その部署や分野の組織文化に合わせて徐々に浸透させていくのが良い。その場合に中心となるのが、やはりキーマンである。変化に対して柔軟な姿勢を持ち、前向きに考えられ、かつ、周りの信望も得ているような人材である。キーマンには、先行して成果をあげている部著を見てもらい、システムやその運用について十分な理解を得てもらう事が大切である。  

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