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◆業務フローをリアルにイメージするための方法は?

プロジェクト管理

◆台本は、業務フロー
 業務フローは、システム化した後の、新業務フローだけでなく、従前の業務フローを併記したものが良い。新業務フローだけの場合、既存の業務フローに存在する重要なプロセスが欠けてしまっていることに気が付かない場合がある。特に、業務改革などで、トップダウン的に、「あるべき姿」を追求して新業務フローを設計した場合に起こりやすい。従前の業務スタイルに縛られず、新しい発想で業務を根本的に改革するというのがトップダウン方式の目的であるため、従前の業務プロセスが、どうしてそうなっているのか背景や変遷の経緯を知らないか、あるいは、分からなくなっている場合、不要なプロセスであると判断して削除してしまう。このような場合に、新旧業務フローを比較しながら、どこがどう変わったのかを確認することで、問題の早期発見ができる。

 さらに、業務フローには、具体的な業務遂行のイメージがつかみやすいように、単にプロセスを並べるだけでなく、「誰が、いつ、どこで、どのように、何を実行するのか」5W1Hを具体的に記述しておく。特にシステム化によって、業務プロセスが変更されると、「誰が」システムにデータを入力するのかが、後で問題となることが少なくない。全体最適化を目的としてシステムを構築するのであるが、現実に自分の仕事が増えるということに対して、頭では分かっていても、容易に受け入れられないのが人間である。実際にシステムを実用開始する直前に揉めるよりも、ウォークスル-の段階で事前に分かれば、再度、システム構築の目的を確認し理解を得る事ができる。

 また、業務プロセスには、システム化する範囲だけに限定せず、人間系のプロセスや紙の伝票による情報の流れなども漏れなく記載する。それにより、機械系人間系矛盾や不整合を確認することが出来る。情報の流れについても、電子データと紙情報が、業務プロセスによって分断されず、うまく引き継がれて行くかや、電子データと紙を併用する場合、どちらを正として扱うのかなど、業務フロー上を流れる、情報のライフサイクルを明確化し確認することができる。

 そして、各業務プロセスで必要となる入力・処理・出力(読み、書き、そろばん)を、実際にシステムを通じて実行するために、どの画面帳票を使用するのかを明確にしておく。こうして、作成した業務フローに沿って、実際に画面や帳票のスケッチを使用しながら、あたかも本番で業務を遂行しているかのように、通し稽古を行うのである。  

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