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◆運用試験で業務マニュアルを使用する意義は?

企業システム戦略

◆業務マニュアル
 冒頭で述べたように、運用試験では実際の業務においてシステムが使えるかどうかを確認することが目的である。システムは、機械系人間系が有機的に連動してこそ、相乗効果が得られる。人間系の部分に関して必要になるのが業務マニュアルである。運用試験は、この業務マニュアルに対する試験でもあり、利用者に対する実践的な教育の場でもある。従って、運用試験が始まるまでに、業務マニュアルの暫定版を作成しておかなければならない。運用試験が始まってから作成する、あるいは、システムが完成してから作成するというのでは遅い

 業務マニュアル無しで、運用試験を開始しても、システムの基本的な使い方がわからずに手間取ったり、誤った使い方をして、それをシステムの不具合だと勘違いしたりと混乱のもととなる。そして、業務マニュアル無しでの運用試験は、人間系の業務を省いた、単に機械系の機能確認になってしまうケースも少なくない。これでは、運用試験なのか、システムの受入検査のやり直しなのか、わからなくなってしまう。

 そして、いざ実用開始してみてから、業務上の不備や、マニュアルの不備、そしてシステムの不備が発見される。システムの実用開始直後に、そのような混乱が発生すると収拾が付かなくなる。不具合を、なんとか機械系であるコンピュータ・プログラムを改修することで対応しようとすると、どんどん例外処理が膨らみ、システムは、あっという間に、つぎはぎだらけになってしまう。

 運用試験の段階で、業務マニュアルに沿って試験をしておけば、その段階で発見された不具合に対して、業務上の問題なのか、プログラムの欠陥なのかを見極め、場合によっては業務運用上で対応するようにマニュアルを修正すれば事足りることもある。

 このように運用試験で必要となる業務マニュアルは、単なるシステムの操作説明書ではない。人間系(入力)→機械系(処理)→(出力)人間系というように、システムに対する入力業務から、出力に対するアクションまで一貫した業務プロセスを、システムを利用して、どのように遂行すれば良いのかが理解できなければならない。システム構築チームが、いろいろな事態を考慮して、警告メッセージエラーリストを出力するように要求仕様に盛り込んでいる場合、かならず、それに対応したアクションが想定してあるはずである。実際の利用者が、このことを理解してシステムを有効活用しなければ、せっかくの投資も確実な成果に結びつかない。時には、構築チームの自己満足で終わってしまう。 

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