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◆運用試験/実用展開に必要な体制、キーマンとは?

企業システム戦略

◆キーマン
運用試験で決められた期間内に、実業務で発生する、さまざまなケースを想定し試験を実施するには、相当な労力を要する。この作業には、当然、実務担当者を巻き込む事になるが、実務担当者は日常業務と平行作業となるため、どうしても運用試験が後回しになることが多い。そうなると、試験スケジュールが、ズルズルと延長したり、あるいは、手を抜いてしまい、実用開始後に不具合が多発するということになる。

 このような事態を避けるためには、実務のキーマンを参画させるのが良い。キーマンが参画することで、他の担当者にも積極的に試験に参加するように働きかけてもらえるし、業務に詳しいキーマンが、システムを最初に使う事で、さまざまな運用上の問題が早期に発見できる。また、キーマンが、運用試験でシステムに慣れてもらえば、実用開始後にも他の担当者を教育支援してもらうことで、スムーズな展開が図れる。本業に忙しいからと、キーマンをはずすのは、間違いである。

 確かにキーマンは、本業において中心的人物であるので忙しい。その忙しいキーマンを、本業からはずして、システム構築に投入するのは簡単ではない。明日のために、システムを構築するのであるが、今日の仕事が混乱してしまうようでは困る。しかし、明日を担うシステムの運用試験を速やかにこなして、早く実用化・定着しなければ、これまた投資回収が遅くなる。やはり、ここはなんとかやりくりして、一時的な戦力ダウンを覚悟で、キーマンをシステム構築に投入すべきである。そもそも、キーマンがいなければ、目先の仕事さえも回らないようでは、システムを構築する以前に組織的な問題がある。あるいは、そのシステムは、会社の明日を担うような重要なものではなかったということになる。とりあえず、世間に遅れないようにIT化しとこうかというような場合には、キーマンどころか、本業では戦力外の人物が投入されていたりする。最終的には、経営的判断となろうが、こんなことでは投資に見合う成果を挙げるのは難しい

 運用試験がはかどらないばかりでなく、運用上の問題が発見できずに、実用後に発覚した場合は、業務への支障が出る。最悪の場合は、そのような運用上の問題を理由に、システムが使えない事をキーマンが先頭に立って主張することになる。そうなっては、他の担当者も積極的にシステムを使いこなそうという士気もあがらない。いわゆる「使われないシステム」となってしまう。システムの導入は、必ずしも最初から実務担当者にとって、歓迎すべきものではないこともある。人間誰しも、現状のやり方を変えたくないものである。キーマンが、システムに対して否定的な態度をとれば、他の者も同調するだろう。

 運用試験は、システムを導入して経営効率を改善しようとする目的に対して、最初は慣れないかもしれないが、システムを使いこなし業務への展開をスムーズに行うための準備段階でもある。ここでは、しっかりとキーマンを巻き込み、システム構築の目的を再確認してもらい、他の先頭に立って試験を実施してもらいたい。  

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