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「私じゃない!」と担当者が差戻し?

ワークフロー


 デジタルワークフロー経路設定で運用後に想定外の仕様変更が発生して困惑することがあります。その具体例と対策を挙げ、経路設定時に考慮してもらうことで想定外の仕様変更を減らすことができます。
 
 【事例】 

 デジタルワークフローを開発し、運用開始後にしばらくしてからある仕様変更が発生しました。


 担当者が差戻しをしたい!」


 この要望を聞いた時、えっ?なぜ?どういうこと?

 という疑問が頭の中を駆け巡りました。


 そのワークフローは、作業内容によって適宜、担当者をアサインするという経路設定でした。そして、担当者はアサインされた作業を実行し、作業結果を記入するという建付けのワークフローです。

 ここに、担当者が「差戻し」を行うという概念はありませんでした。そのため「差戻し」ができない作業種を使用していました。前提として作業内容に対し適切な担当者をアサインできるということがあったのです。


 そのため仕様変更の要望を聞いた時、すぐには真意が理解できませんでした。


 要望について背景を聞いてみると、アサインされた担当者が「自分の担当ではない」というケースが発生するらしいのです。

 さらに深堀りしてみると組織変更や異動で日が浅く作業内容と担当者の紐付けが不十分な状況とのこと。つまり、ワークフローの前提が崩れていたわけです。


 恐らく従前であれば、作業内容に対して適切な担当者をアサインすることができており、担当者が差戻しを行う必要性はなかったことでしょう。


 組織変更や異動で作業内容に対する、担当者の特性や適材適所にアンマッチが生じてしまい、ワークフローの経路設定に変更の必要性が発生した事例。


 理想は組織変更や異動があった時にも、担当者の特性や適材適所をリアルタイムに掌握し、作業内容に対して適切なアサインができること。

 しかし、

 織変更や異動があった時にも、担当者の特性や適材適所をリアルタイムに掌握しワークフローに瞬時に反映するのは、現実的にはかなり困難です。例え、HRM:Human Resource Management(人的資源管理)タレントマネジメントのような仕組みを導入していたとしても。。。

 【対策】 

 将来の組織変更や異動の有無も見込んでワークフローを検討しておきましょう。

 そして、人事異動に伴う組織状況に応じて、経路設定(経路や作業種)を柔軟かつ容易に変更できるツールを選定しておくことです。


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  プロジェクトが失敗するときのアンチ・パターン6つ
 孫子の兵法 地形篇 その2
 兵には、走る者あり、弛む者あり、陥る者あり、崩るる者あり、乱るる者あり、北ぐる者あり。
 凡そ此の六者は天の災に非ず、将の過ちなり。

  兵には、逃げ出すもの、気の弛むもの、落ち込むもの、崩れるもの、乱れるもの、敗北するもの6つがあり、凡そこの6つは天災ではなく、将の過ちである
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