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いまどきのワークフローはとても便利で、GUIによって簡単にフローを変更することができる。
ところが、この簡単であることが仇になることがある。
以下は、実際に私が体験した失敗談
そのワークフローは各部門からの依頼を受付て管理部門内で作業し、回答する流れ。
開発して運用から半年後
利用部門からメール通知するタイミングを早めて欲しいと依頼があった。
現状は管理部門が受付してから、そのことを依頼部門の関係者にメール通知していた。これを依頼部門から管理部門に依頼が出た時点で依頼部門の関係者にメール通知して欲しいとのこと。
やることは簡単だ！
メール通知のアクティビティの場所をGUI上で移動するだけ。
「大したことではない」そう思った私は、わかりましたと利用者に伝えた。
さっそく作業しようと変更の伺いを上長に打診したところ、思いもよらぬ回答があった。
「なんのために？」
えっ？！そりゃ、依頼の動きを一早く知るためでしょう。
その旨を返信したところ、上長から
このワークフローは管理部門で作業するためのもので受付してからがスタート
受付前に依頼部門関係者にメール通知するのは、メール過多になるので変更は不可。それほどタイムラグは無いはずで、事前に依頼部門内で関係者で調整・周知してる前提。
また、他部門によっては受付してからメール通知が出れば十分と言うところもある。依頼の時点でメールが来て、すぐに否決された場合、さらに否決のメールが来るので煩わしくなる。
という説明があった。
この考えがどうかという議論はさておき、
問題は、私が１部門の利用者からメール通知のタイミングを早めて欲しいと依頼を受けたときに「簡単だから」と安請け合いしてしまったことだ。
これがプログラムを変更しなければならないとしたら、上長と同じように「なんのために？」をしっかりと聞いていたような気がする。
プログラムを変更するのは簡単ではない。故に、そのコストに見合うかどうか、目的やメリットの
有無をしっかり確認する。
しかし、ノーコードGUIで簡単にできるがために、その大事なことをすっかり忘れてしまったのだ。
もし、「簡単だから」と変更を実施していたら、別の部門からメール通知が煩わしい、以前のように受付してからに戻して欲しいと苦情が出たかもしれない。
あるいは、別のタイミングでもメール通知が欲しいとかフローを変えて欲しいとか様々な要望が多発した可能性がある。
「簡単だから」安易に変更すると、要望する側も「簡単だから」と安易に要望したくなるもの。
そうなると「簡単だから」と変更を繰り返すことはできても、結局、どうしたいのか真の目的を見失ってしまう。
それは、最善の策とは言えないだろう。
今回は、依頼部門と調整した結果、メール通知のタイミング（フロー）は変更はしないこととなった。メール通知の動作設定を変えるだけで目的を達成することができたからだ。
そもそもの発端は、受付での否決を依頼者から口頭で伝え聞いたことらしく（これも半年間無かったほどレアケース）、それならフローを変えなくても、否決のメール通知を依頼者以外にも発信できればよいことだ。
結果的に、それが最善の策だったように思う。
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●企業システム戦略 孫子の兵法 謀攻篇 その２
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「百戦百勝は善の善なるものに非(あら)ざるなり。
戦わずして人の兵を屈するが、善の善なるものなり」
百回戦って百回勝っても、それは最善の策とは言えない。
戦わずして、敵を屈服させることこそ最善の策である。
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