経済産業省によるDXの定義では
業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、、、
となっています。
そのためか、DXと聞くと身構えてしまい、DXの重要性は認識していても、
なかなかDXへの一歩が踏み出せないか、
または、DXは関係ないと決め込むか、
あるいは、DXから逃げたくなるか、
そういった人も少なくないでしょう。
そこで、お手軽にDXを推進する事例、はじめの一歩として電子決済をテーマに紹介します!
まず、DXへの3ステップが次の通り。
ステップ1.デジタイゼーション
アナログをデジタル化する段階
ステップ2.デジタライゼーション
既存プロセスをデジタル化する段階
ステップ3.デジタルトランスフォーメーション
プロセスと組織を変革するDXの段階
この3ステップに沿って、決済業務をデジタルによりDX(変革)してみましょう!
ステップ1.デジタイゼーション
★アナログの紙と印鑑をデジタル化
例えば、申請書をWordなどで作成し、そこに印影をスキャンした画像を挿入するなどです。このデジタル化された電子申請書をメールなどに添付して決済に回せば、決済をスピードアップできます。
印影画像に強固なセキュリティや証拠能力が必要な方は、有料のソリューションもあります。
ステップ2.デジタライゼーション
★既存の決済プロセスをデジタル化
ステップ1でデジタル化した電子申請書をメールに添付して決済を回すという、既存の決済プロセスをデジタル化します。ここではデジタル化の道具としてワークフローシステムを利用します。
ワークフローシステムは、決済プロセスを経路としてあらかじめ設定しておくと、決裁者が決済すると自動的にメール通知します。メールの紛失防止や決裁状況の見える化が図られます。
ステップ3.デジタルトランスフォーメーション
★決裁プロセスと組織を変革
既存の決済プロセスの中に「受付」業務があったとします。受付では、以下の業務を行います。
・受付担当者が申請書の内容を確認
・申請内容に応じた決裁者を経路に設定
・受付完了し、次の決裁者に進める
この「受付」業務を自動化します。まず、申請内容と決裁者の組合せを決めます。そして、組合せ毎に経路を設定します。最後に申請内容に応じた経路を自動選択するようワークフローシステムに設定します。
これにより「受付」業務と受付担当者が不要になります。
これでプロセスと組織が変革されました!
これぞ、DXです!
いかがでしょう。
最初から「DXだから全社的に変革を!」と考えて最初の一歩を踏み出せないようでしたら、このように身近な「お手軽DX」から少しずつ取り組んでみてはいかがでしょう。デジタル化の道具であるワークフローシステム等の利点を理解し、ちょっとしたアイデアと工夫でDXを推進することができると思います。
ひとつ注意することがあります。
それは、ステップ3のプロセスの自動化が実現可能なワークフローシステムをステップ2で選定しておくことです。 そうしないとステップ3が実践できないか別のワークフローに替える手間とお金が余分に必要になります。
これを回避するには、ステップ1〜3を場当たり的ではなく、ある程度、最終的なゴールを持って進めることです。
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