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お手軽DX!電子決済編

ワークフロー

経済産業省によるDXの定義では
 
 業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、、
となっています。

 そのためか、DXと聞くと身構えてしまい、DXの重要性は認識していても、

 なかなかDXへの一歩が踏み出せないか、
 または、DXは関係ないと決め込むか、
 あるいは、DXから逃げたくなるか、


 そういった人も少なくないでしょう。

 そこで、お手軽にDXを推進する事例はじめの一歩として電子決済をテーマに紹介します!

 まず、DXへの3ステップが次の通り。

 ステップ1デジタイゼーション
  アナログをデジタル化する段階

 ステップ2デジタライゼーション
  既存プロセスをデジタル化する段階

 ステップ3デジタルトランスフォーメーション
  プロセスと組織を変革するDXの段階


 この3ステップに沿って、決済業務をデジタルによりDX(変革)してみましょう

 ステップ1.デジタイゼーション

 ★アナログの紙と印鑑をデジタル化

 例えば、申請書をWordなどで作成し、そこに印影をスキャンした画像を挿入するなどです。このデジタル化された電子申請書をメールなどに添付して決済に回せば、決済をスピードアップできます。
 印影画像に強固なセキュリティや証拠能力が必要な方は、有料のソリューションもあります。

 ステップ2.デジタライゼーション

 ★既存の決済プロセスをデジタル化

 ステップ1でデジタル化した電子申請書をメールに添付して決済を回すという、既存の決済プロセスをデジタル化します。ここではデジタル化の道具としてワークフローシステムを利用します。

 ワークフローシステムは、決済プロセスを経路としてあらかじめ設定しておくと、決裁者が決済すると自動的にメール通知します。メールの紛失防止や決裁状況の見える化が図られます。

 ステップ3.デジタルトランスフォーメーション

   ★決裁プロセスと組織を変革

 既存の決済プロセスの中に「受付」業務があったとします。受付では、以下の業務を行います。

 ・受付担当者が申請書の内容を確認
 ・申請内容に応じた決裁者を経路に設定
 ・受付完了し、次の決裁者に進める


 この「受付」業務を自動化します。まず、申請内容と決裁者の組合せを決めます。そして、組合せ毎に経路を設定します。最後に申請内容に応じた経路を自動選択するようワークフローシステムに設定します。

 これにより「受付」業務と受付担当者が不要になります。

 これでプロセスと組織が変革されました!

 これぞ、DXです!

 いかがでしょう。

 最初から「DXだから全社的に変革を!」と考えて最初の一歩を踏み出せないようでしたら、このように身近な「お手軽DX」から少しずつ取り組んでみてはいかがでしょう。デジタル化の道具であるワークフローシステム等の利点を理解し、ちょっとしたアイデア工夫でDXを推進することができると思います。

 ひとつ注意することがあります。

 それは、ステップ3のプロセスの自動化が実現可能なワークフローシステムをステップ2で選定しておくことです。 そうしないとステップ3が実践できないか別のワークフローに替える手間とお金が余分に必要になります。
 これを回避するには、ステップ1〜3を場当たり的ではなく、ある程度、最終的なゴールを持って進めることです。

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