現行機能踏襲の真因に迫るーシステム刷新を成功に導く“なぜ”の力

美味しい水をお探しですか？
定額制だからお水は使い放題！全て“月額料金”にコミコミ！
利用料金は業界最安値！

システムマネジメントをする上でステークホルダマネジメントは非常に重要だ。

いかに利害関係者をうまく自分のペースに巻き込んでいくかが勝負になる。特に利用部門との関係構築は慎重に行う必要がある。

例えば、基幹システムの更新では利用部門からの現行機能踏襲という圧力が常に発生する。

せっかくシステムを新しくするのだから、これまでとは違う新しいことをやりたいと言う意見に誰も異論はない。

ところがいざ要件定義を始めると利用部門から現行機能はいままでどおり踏襲して欲しいという要望が出てくる。

「これまでとは違う新しいこと」には現行業務や現行機能は「そのまま」という暗黙の前提が含まれていることが多い。

つまり、システムの機能として何か新しい機能を追加して、いまより便利になれば嬉しいということだ。

現行業務をゼロベースで見直して最適化し、場合によっては現行機能も整理してスリム化するということは微塵も考えていなかったりする。

そういう胸の内を知らず「これまでとは違う新しいこと」を額面通りに受けて、新システムは標準機能だけを使う「Fit To Standard」で行こうなどとするのは早計だ。

いきなりそのような方針を掲げてしまうと要件定義がギクシャクしてなかなか話がまとまらなくなってしまう。

誰しも今あるものが無くなることに対する抵抗感は少なからずあるものだ。

そういった心理的な側面にも配慮することが、ステークホルダーマネジメントを成功させ、利害関係者を自分のペースに引き込むためには重要だ。

「Fit To Standard」という言葉を使わなくても、結果的に標準機能で今まで以上の業務遂行ができれば利用部門は満足する。

気が付いてみれば、現行機能もいらなくなったね！ということになれば結果オーライだ。

そのためには、いきなりシステムの要件定義に入らずに、まずは現行業務を整理して業務要件＝５W2Hを明らかにすることだ。

特に「なぜ？」という問いかけを根気よく行うことで、日常的にルーチンワークとしてやっている業務担当者が自ら、「あれ、これ無駄かも？」と気が付くこともある。

そうなれば、そのワークに必要な機能は必然的に不要となる。

あるいは、現行業務と新システムの標準機能が前提としている業務を比較分析して差異について「なぜ？」と問いかけてみる。

よく、「ウチの」業界や「ウチの」会社は特殊だから云々という答えが出てくるが、その特殊性は「なぜ？」発生しているのかとさらに問いかけてみる。

その結果、特に根拠のない特殊性なら関係部門や取引先を利害関係者として巻き込んで普通のやり方に変えることも考えられる。

そういった議論を進めると「現行機能踏襲」の根拠は、やり方を変えるための関係部門や取引先との調整が大変だからとうこともある。

なぜを掘り下げて「現行機能踏襲」も真因がわかればより現実的な対応もできるだろう。関係部門や取引先と調整して業務を変更することが可能か否か。

やみくもに「Fit To Standard」だから「標準機能で！」、「いや、標準機能では無理！」という不毛な押し問答に陥ることもなくなる。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
●企業システム戦略　五輪書　火之巻　うつらかすという事
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

うつ(移)らかす

こちらは身も心もゆったりとしておき、それが移って、敵がたるんだ瞬間を捉えて、強く早く、先に仕かけて勝つことが重要である。
　